Spesso siamo più concentrat* al preventivo che ci aspettiamo di ricevere dal professionista che abbiamo contattato, ci si aspetta che sia chiaro, completo e accattivante!! 

Ma prestiamo invece meno attenzione al come fare noi una richiesta di preventivo che sia chiara, completa ed efficace!!

Tranquill*…. Ci abbiamo pensato noi!

Abbiamo deciso di mettere a tua disposizione gli strumenti adatti a scrivere una richiesta di preventivo corretta ad un professionista del mondo degli eventi!! 

La cosa più importante (regola valida in qualsiasi settore) è quella di essere il più esaustivi possibile: inserisci tutti i dettagli di cui sei a conoscenza…ciò che per te può sembrare banale per un professionista può essere un dettaglio fondamentale per capire cosa ti serve veramente!

Procediamo quindi per gradi… specifica subito la tipologia di evento per cui stai chiedendo un preventivo! Specifica quindi la data in cui si terrà, l’orario e la location se già la conosci.

Poi, a seconda del servizio che stai cercando, potrà essere utile specificare:

• il numero di invitati (essenziale se stiamo parlando di location, cake designer oppure catering) 
• la durata dell’evento o quanto meno del servizio richiesto (come nel caso dell’animazione o dell’intrattenimento)

A seguire inserisci tutti i dettagli e le specifiche che serviranno al professionista per preparare un preventivo il più possibile dettagliato e reale.

Proviamo ad immedesimarci: 

Se stai cercando una torta particolare a 3 piani con le fragole e le decorazioni argentate per 50 persone e non lo indichi al professionista … “Buongiorno, Mi serve una torta!” … sarà difficile per il Cake Designer a cui hai chiesto un preventivo quotarti fin da subito la torta come te la stai immaginando tu!

Oppure se stai cercando un servizio di animazione che faccia spettacoli di magia e laboratori artistici e che stia presente per tutta la durata del tuo evento che inizia alle 11.00 del mattino e finisce alle 17.0o del pomeriggio con bambini di età tra i 4 e i 9 anni e all’animatore non lo comunichi chiedendo semplicemente: “Mi serve un animatore!” sarà difficile quotarti e proporti la soluzione migliore per le tue esigenze!

Se quella che stai cercando è una location allora i dati essenziali saranno: 

• Tipo di evento,
• Data dell’evento, 
• Orario stimato di inizio e di fine, 
• Numero di ospiti previsto 
• Servizi aggiuntivi richiesti…molto probabilmente avrai bisogno anche del servizio di ristorazione e nel caso la location non fosse provvista di cucina interna ricordati sempre di chiedere se hanno dei fornitori “in esclusiva” a cui fare riferimento per la richiesta di preventivo.

Ultimi consigli!!

Se stai preparando una richiesta di preventivo per un flower designer oppure un cake designer ricordati sempre di comunicare, oltre a tutti i dati che ti abbiamo indicato sopra, anche lo stile che vuoi dare all’evento (formale, elegante, informale…).

Se hai intenzione di allegare delle foto di esempio alla richiesta (magari trovate su Pinterest o su qualche altro social media), presta attenzione perchè non tutti i professionisti gradiscono la cosa e molto spesso le foto che si trovano online sono dei “top di gamma” quindi considerate sempre bene la vostra disponibilità economica.

Altra piccola tips: se hai già in mente un budget per il servizio in questione, comunicalo fin da subito al professionista… non deve mica essere un segreto!

Di sicuro lo aiuterà a modulare un’offerta in linea con le tue esigenze e disponibilità.

E ora, non ti resta che trovare il professionista perfetto per il tuo evento e sbalordirlo con la precisione della tua richiesta di preventivo! 

😉